- THEME : CHECKLIST
적합한가?
나는 리모트워크에 적합한 사람인가?
리모트워크가 모든 사람에게 적합하거나 만족을 줄 수 없다. 실제로 상당히 많은 사람들이 리모트워크에 적응하지 못하고 있다.
다음과 같은 요건과 니즈가 있다면 리모트워크를 성공적으로 활용할 가능성이 높다.
- 스스로 업무 관리와 자율적 개인 생활 관리가 가능한 사람
- 집중하는 시간이 비교적 길고 효율적으로 일하기를 선호하는 사람
- 집중력을 방해하는 여러 요소에 대한 통제가 가능한 사람
- 시간 관리를 스스로 잘 할 수 있는 사람
- 개인 생활이 잘 정리되어 있고 좋게 습관화 되어 있는 사람
- 지시나 관리를 받지 않아도 스스로 알아서 일을 잘하는 사람
- 제한적인 대인관계를 잘 견딜 수 있고, 업무 환경을 관리할 수 있는 사람
- 기본적으로 스스로 성과를 낼 수 있을 정도의 업무 능력을 갖춘 사람
우리 회사는 리모트워크에 적합한가?
우리 회사가 리모트워크에 적합한지 알기 위해서는 회사가 대면한 상황이나 여러 내외부의 환경적 변수를 고려해야 한다.
대체로 리모트워크가 잘 운영되는 회사들은 다음과 같은 특징이 있다.
- 비즈니스 특성상 보안 관리가 크게 문제 되지 않는 회사
- 고객과의 대면이나 장비, 기계장치 등의 의존도가 낮은 직무
- 조직이 수평적이고 권한과 책임이 위임된 조직
- 성과 중심의 조직 문화와 그러한 체계가 구축된 조직
- 팀원 간 비대면 커뮤니케이션으로도 대부분의 업무가 가능한 경우
- 솔직하고 있는 그대로의 커뮤니케이션이 가능한 조직 문화
- 회사와 직원 간, 직원 상호 간 신뢰가 형성되어 있는 조직
재택근무에 필요한 기본 원칙 정하기
리모트워크를 위한 필수 사항은 공간적으로 떨어져 일하면서도 일을 효과적으로 공유하고 커뮤니케이션을 원활하게 할 수 있도록 기본 원칙을 정하는 것이다.
➊ 비동기 커뮤니케이션
재택근무를 하면서 가장 적응하기 어려운 점은 실시간 대화에 장벽이 생긴다는 사실. 방법은 모두가 비동기 커뮤니케이션의 시차를 인정하고 그에 맞추어 일하는 것을 받아들이고 적응해야 한다는 것이다. 재택근무가 원활하게 운영되려면 실시간이 아닌 비동기 커뮤니케이션에 익숙해질 필요가 있다. 따라서, 문화로 자리 잡기까지 기본 원칙과 비상수단을 정하고 안내하는 준비가 필요하다.
➋ 정보 공유와 보고
재택근무 환경에서 정보는 투명하게 공유되어야 한다. 다양한 커뮤니케이션을 통해 일과 관련한 정보가 지속해서 흐를 수 있도록 원칙을 정해야 한다. 다만, 보안과 기밀 유지가 필요한 정보나 문서의 범위를 명확히 정하고 공유하여 원활한 정보 공유에 방해가 되지 않도록 해야 한다. 또한, 보고의 원칙을 정해야 한다. 예를 들어, 단순한 결과 보고는 협업 툴에 공유하고 피드백이 필요한 경우에는 자료 공유와 채팅 또는 화상회의를 하도록 하는 등 일정한 가이드가 필요하다.
➌ 커뮤니케이션 문화
문자로 커뮤니케이션을 하다 보면 상대방의 의도나 뉘앙스를 잘못 받아들이는 경우가 있다. 각자 구사하는 문체나 단어가 다르기도 하고 문자에 감정을 담기가 어렵기 때문이다. 협업 툴이나 채팅 앱에 글을 올렸는데 다른 팀원들의 반응이 없으면, 좌절감이 들 때도 있다.
따라서, 일정 정도의 커뮤니케이션 방법을 가이드할 필요가 있다. 우선 누군가 자료나 업무 내용 등을 공유하면 그것을 본 사람은 무조건 표시를 하는 것을 원칙으로 하면 도움이 된다. ‘네’라고 답해도 좋고 이모티콘을 보내도 좋다. 중요한 것은 확인했다는 표시를 하는 것이다. 물론 긍정적인 표시가 더 좋을 것이다. 하지만 일을 하다 보면 부정적 피드백이 필요한 경우도 생기기 마련. 가급적 부정적 대화는 전화나 화상으로 하는 것을 권장한다. 문자로는 오해가 생기기도 하고 감정적 소모가 클 수 있다.
➍ 기한 관리 원칙
재택근무를 하면 개인에게 상당한 권한 위임과 자율성이 주어지기 마련이다. 따라서, 일의 진행 관리에서 개인별 업무의 기한 관리가 매우 중요하다. 기한을 정하고 이를 공유하되 만약 못 지키는 경우 어떻게 행동해야 하는지에 대해 기본 원칙과 절차를 정해놓는다면 보다 안정적인 운영에 도움이 될 것이다.
재택근무에 필요한 Tool 준비하기
커뮤니케이션 툴
오피스 근무에서는 대면으로 주된 커뮤니케이션을 하므로 소셜 채팅은 보조적으로 활용하지만, 리모트워크 환경에서는 온라인 커뮤니케이션이 메인 수단이 되기 때문에 개인적으로 사용하는 채팅 툴과 분리하는 것이 더욱 효율적일 수 있다.
협업 툴
리모트워크는 프로젝트나 세부 업무의 진행 상황과 결과를 공유할 도구를 필요로 한다. 팀 업무, 목표, 진행 상황, 일정 등을 하나의 툴에서 실시간으로 공유하는 것은 업무 효율을 높여줄 수 있다.
화상회의 시스템
재택근무를 하면서 가장 필요한 도구 중 하나를 꼽으라면 화상회의 시스템이다. 특히 다자간 회의가 필요한 경우에 유용하다. 실시간 논의, 브레인스토밍, 뉘앙스가 중요한 대화 등에는 화상회의가 더 빠르고 효율적인 의사 결정을 유도할 수 있다.
시간 관리 및 모니터링
재택근무를 시행하면서 직원들의 근무시간이나 근태관리가 필요하다고 판단된다면, 모니터링과 근무시간 체크가 실시간으로 가능한 도구를 도입해야 한다. 최근에는 클라우드를 기반으로 한 실시간 체크와 관리가 가능한 시스템을 손쉽게 사용할 수 있다.
